El registro y la sistematización de información cualitativa son procesos mediadores entre la recolección y generación de información y el análisis de la misma. El registro sistemático y riguroso de la información permite poner en orden el cúmulo de información recopilado o generado en el proceso investigativo de tal manera que su recuperación sea ágil y eficiente.
En diseños cualitativos y cuantitativos, el investigador dedica gran parte de tiempo a la revisión bibliográfica y documental del material relevante a su objeto de estudio, poniendo de presente categorías de análisis, ejes teóricos, escuelas de pensamiento, estrategias metodológicas. De igual forma el trabajo de campo posibilita generar un cúmulo de información que requiere ser registrada y sistematizada para posibilitar su análisis e interpretación. Un porcentaje significativo de la información recolectada es de carácter cualitativo: normas, visiones, imaginarios, mitos, percepciones, actitudes, categorías, conceptualizaciones, actitudes, modos de vida, valores.
El registro y la sistematización rigurosa y con técnicas y estrategias adecuadas posibilita el manejo ágil de los datos, la recuperación de aquellos que se consideren pertinentes de acuerdo a los objetivos del estudio y la socialización de los mismos con el equipo y con otros investigadores.
La labor de registro y sistematización se hace difícil no sólo por el tiempo que requiere, sino por la incipiente utilización por parte de los investigadores de sistemas uniformes para la descripción de documentos y de información generada en el trabajo de campo y para su consignación adecuada. Los archivos de las investigaciones, por lo general, son diseñados para uso personal del investigador, lo cual conduce a que estudios futuros sobre temas afines, deban partir de revisar documentación ya analizada o de recoger nuevamente información que ya existe. Estos sistemas personales no sólo limitan el intercambio de información, aún entre los miembros del equipo de investigación, sino que pueden conducir a la pérdidas por errores u omisiones de registro, dificultando su recuperación e interpretación .
En general, los textos sobre investigación cualitativa poco se ocupan de la organización, archivo y sistematización de la información. Esto crea situaciones de "limbo" donde el investigador puede con soltura acudir a técnicas múltiples para la recolección y generación de información y puede plantearse muy claramente las técnicas de análisis y presentación de resultados pero no cuenta con la lógica y técnicas sistemáticas para "poner en orden" el cúmulo de datos que posee, como paso previo o paralelo al análisis. El registro sistemático y la organización, permite que lógicas subyacentes a la información se expliciten de tal manera que no queden por fuera de la lectura del investigador posibilitando la evaluación permanente y rigurosa de vacíos, inconsistencias, saturaciones, incoherencias y la generación de estrategias para completar y validar la información.
Con el fin de organizar la información recolectada y generada en el proceso de desarrollo de la investigación, orientar su interpretación y posibilitar su recuperación y socialización, el investigador o equipo de investigadores requiere fijar pautas y estrategias de registro y sistematización de información. La selección de estrategias de registro está orientada por criterios como: enfoque metodológico, objetivos de la investigación, contexto socieconómico en el cual se realiza la investigación, asignación de recursos(humanos, materiales, técnicos).
Entre las orientaciones para el registro sistemático están las siguientes:
a. Elaborar guías y protocolos (de entrevista, de observación directa, de revisión de archivos, de grupos de discusión) que orienten y focalicen la recolección de información y posibiliten su registro sistemático.
b. Establecer un sistema unificado de descripción bibliográfica de materiales documentales y de información proveniente del trabajo de campo. Para la descripción bibliográfica existen modelos estandarizadas, de los cuales debe seleccionar aquel que considere pertinente a su trabajo y no combinarlo con otros.
c. Registrar la información generada en el trabajo de campo (entrevistas, observación directa, historias de vida) en forma descriptiva, en lenguaje natural (como habla la gente) diferenciando las citas directas de las anotaciones del investigador, señalando vacíos, inconsistencias y contextualizando la información. Se trata de reconstruir sentido que subyace en los datos y por tanto es necesario registrar inicialmente la mayor información posible aunque aparentemente no sea importante, dejando para los momentos de interpretación la jerarquización y selección de la información. El registro se hace en forma simultánea o inmediatamente después de observar la acción o situación o de realizar la entrevista .
d. Revisar continuamente los registros para producir otros que afinen la información y planteen nuevas necesidades de la misma.
e. No acudir a la memoria: lo que no se registra es un dato que no existe.
f. El registro debe incluir todo aquello que permita construir o reconstruir sentido.
g. Evaluar la pertinencia de utilizar formas de registro intrusivas (fotografía, filmación, grabadora) y no intrusivas (confiar en la memoria, notas sueltas).
h. Tener presente que algunas de las estrategias y técnicas de investigación requieren una forma específica de registro de información que puede no ser prudente o pertinente de utilizar de acuerdo al contexto socioeconómico o a las recursos de la investigación. Técnicas como el grupo de discusión, por ejemplo, tienen como condición de aplicación el uso de la videograbadora.
i. Tener presente que algunas técnicas de registro como la fotografía, la grabación o videograbación requieren no sólo ciertas condiciones éticas y técnicas en su aplicación (uso del material y equipo adecuado, recurso humano capacitado) sino también estrategias de análisis de in formación específicas, y a veces interdisciplinarias, como el análisis visual.
j. Cuando se acude a modalidades como la etnográfica es necesario tener en cuenta que en las observaciones iniciales, no estructuradas, es difícil registrar todo lo que se observa, a medida que se avanza en la comprensión del proceso o situación que se estudia es necesario focalizar la observación y registrar aquellos datos que tienen relación con el tema que se analiza.
Como sistemas estandarizados de registro el investigador puede seleccionar uno o combinar varios como notas y diarios de campo, memos analíticos, fichas de contenido, registros estructurados como plantillas, matrices, diagramas, dibujos, esquemas, cuadros, levantamiento de planos, mapas mentales. De igual manera puede acudir a la fotografía la grabación o videograbación.
Las notas de campo son descripciones de los procesos sociales en los contextos donde suceden y anotaciones reflexivas sobre la aplicación de estrategias y técnicas de investigación." Su finalidad es captar procesos sociales en su integridad, resaltando sus diferentes características y propiedades en función de cierto sentido común sobre lo que es relevante para los problemas planteados en la investigación." (Hammersley y Atkinson,1994:162). Las notas de campo permiten captar, capturar las características y peculiaridades de tales procesos, reconstruir la visión del investigador, sus relaciones con los actores y los escenarios y dar cuenta de la memoria metodológica del proceso investigativo. Como tarea básica en la generación de información, las notas de campo requieren rigurosidad y fundamentación teórica y metodológica acordes con las orientaciones que en tal sentido se han construido en el proceso de investigación y deben mostrar relación de correspondencia entre lo observado o escuchado y los datos registrados.
Las notas de campo deben permitir la recuperación ágil de la información, su codificación y clasificación por temas o palabras claves. Algunas recomendaciones provenientes especialmente de etnógrafos incluyen: hacer una descripción que contenga el tema o subtemas, la fecha, el lugar, la hora, el responsable; dejar márgenes amplias para comentarios u observaciones; utilizar el punto y aparte para diferencias ideas principales, acontecimientos, temas, informantes; emplear comillas cuando se transcribe con palabras del informante; utilizar seudónimos o códigos para lugares y personas con el fin de guardar el anonimato y la confidencialidad, tener por lo menos dos copias (una se guarda como soporte y sobre la otra se trabaja), escribir por un solo lado y con letra legible.
En las fases preliminares del trabajo de campo (acercamientos preliminares a escenarios e informantes) en notas de campo se escribe la mayor información posible aunque aparentemente no sea importante, en fases posteriores (focalización, profundización) las guías o protocolos de observación permiten centrar la recolección en determinadas dimensiones y realizar el registro selectivo. A veces no es necesario, o posible, copiar las descripciones completas, en tal caso una palabra o frase es suficiente para desencadenar imágenes que permiten completar las notas de campo una vez se ha salido del escenario.
Las guías o protocolos de observación se elaboran teniendo en cuenta las dimensiones del tema que se estudia. Por lo general incluyen asuntos como descripción de escenarios y actores implicados y las relaciones sociales que entre ellos se establecen: espacio (lugares físicos y sus condiciones), actividades que realizan los actores, objetos presentes, acontecimientos, actitudes, expresiones corporales, caracterización de actores (de acuerdo a edad, sexo, etnia).
Para tomar notas de campo los etnógrafos recomiendan hacerlo en la forma mas concreta y descriptiva posible, con información detallada y precisa utilizando el lenguaje de los informantes, diferenciando, mediante el uso de comillas las expresiones de los actores de las del investigador y contextualizando la información. "Cuando resumimos y reducimos nos estamos perdiendo detalles interesantes y tonalidades locales, perdemos información vital." (Hammersley y Atkinson, 1994:170)
El diario de campo es el registro acumulativo de todo lo que acontece durante el desarrollo de la investigación. Su carácter continuo permite al investigador reconstruir los procesos metodológicos, confrontar sus propias visiones con las de los actores de la investigación, llevar un registro de las limitaciones y dificultades en el desarrollo de la misma, captar la cotidianeidad de escenarios y participantes y es un instrumento que permite al investigador plasmar sus vivencias, inquietudes, temores, alegrías y desesperanzas.
Los memos analíticos son documentos cortos, sobre un tema específico en estudio, donde el investigador escribe ideas teóricas o metodológicas promisorias. No son ensayos acabados, aunque su intencionalidad conduce a ellos, en los que se pueden apreciar los avances, identificar nuevas ideas, plantear hipótesis explicativas o trazar nuevas estrategias investigativas Constituyen análisis preliminares que orientan al investigador en la recolección y generación de información. Son una memoria coherente que sirve de guía para el análisis y para la elaboración del informe final. Permiten hacer una reflexión y revisión regulares de la información obtenida para evaluar los progresos a la luz de los objetivos planteados y focalizar progresivamente la búsqueda abierta pero explícita de datos en relación con los tópicos de la investigación. Estos ensayos posibilitan al equipo de investigación la socialización de avances y la construcción teórica y metodológica colectiva e interdisciplinaria, ubicando relaciones y diferenciaciones conceptuales y analíticas.
La ficha de contenido es un instrumento que permite de manera funcional y organizada, consignar información proveniente de libros, folletos, revistas, periódicos, videos, audiovisuales y en general todo tipo de documento escrito o grabado. Igualmente apoya el registro de entrevistas, reuniones, observación directa. Allí se pueden escribir resúmenes, interpretaciones del investigador o referencias textuales. El sistema de fichas permite ordenar por categorías de análisis, confrontar, validar y cruzar datos, ubicar vacíos de información y complementarla permanentemente. Como sistema abierto posibilita la entrada continua de datos, apoya la construcción de ejes temáticos y permite usar un sistema único de registro y sistematización que agiliza el intercambio y socialización de información con otros investigadores y docentes.
El registro de información a través de las fichas de contenido apoya el análisis e interpretación de información en cuanto permite soportar o respaldar los hallazgos e interpretaciones; contrastar conceptos, teorías o categorías de manera sistemática; servir de base para la construcción y afinación de categorías de análisis; posibilitar la triangulación de teorías, informantes, fuentes o técnicas de recolección de información; fundamentar la construcción de la memoria metodológica; diferenciar las percepciones y argumentos del investigador de los de los informantes; evidenciar vacíos y saturaciones de información y utilizar toda la información disponible y necesaria.
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