SISTEMA DE UBICACION DE MERCANCIAS

1. Administración de inventarios

El inventario es el conjunto de mercancías que poseen las empresas para poder comercializarlas posteriormente; de forma contable decimos que estos inventarios forman parte de los activos de dichas empresas.

La logística y el almacenaje aseguran que la administración de los mismos se enfoca en cuatro aspectos fundamentales: la cantidad de bienes que deberán producirse en un momento determinado, establecer el momento en que debe realizarse el inventario, determinar cuáles son los artículos que merecen atención especial, y por último, el cálculo de los posibles cambios en los costos de cada artículo que forma parte del inventario. En conclusión decimos que la administración de inventarios es lo que une a la logística y el almacenaje ya que proporciona la información necesaria para evitar problemas factibles como los faltantes o las unidades falladas y demás situaciones.

La logística y el almacenaje juntos pueden dar excelentes resultados pero también pueden generar algunas desventajas; el principal beneficio es la satisfacción absoluta de la demanda que se efectúa con gran rapidez. Entre las posibles desventajas que pueden aparecer decimos que la primera de todas es la más conocida: el costo alto, ya que para que un inventario funcione plenamente se debe invertir en almacenamiento, manejo y rendimiento; la segunda desventaja es el riesgo de obsolescencia.

2. Almacenaje de materias primas

El lugar o espacio físico donde los productos o materias primas son depositados recibe el nombre de almacén, es donde aguardan a ser trasladados a la fabrica o bien, a su comercialización. Es también el lugar donde se lleva el control de los movimientos de las mercancías, la disponibilidad y el requerimiento de las mismas. Normalmente las empresas, fabricas, utilizan predios bastante extensos ubicados en zonas industriales destinados al almacenaje de materias primas. Estas instalaciones por lo general son grandes construcciones equipadas para la carga y descarga de camiones, aunque algunas veces están situados directamente en los puertos marítimos para la descarga directa de los barcos, donde los depósitos están preparados con grúas y elevadores para la descarga y almacenaje de materias primas para más tarde su distribución y manufacturación.

Algunos de estos almacenes se encuentran totalmente automatizados, en donde prácticamente no hay más personal que el que controla las maquinas especializadas que manipulan la mercancía, controladas por computadoras que programan todo el software para las diferentes tareas que sea necesario. El almacenaje de materias primas debe realizarse en condiciones que garanticen la correcta conservación química y biológica y evitar la contaminación exterior. El lugar destinado al depósito deberá contar con un diseño que facilite la colocación por orden para diferenciar materias primas y productos manufacturados, los cuales deberán estar correctamente clasificados y divididos según el tipo de material que sea para evitar posibles equivocaciones, errores y confusiones. Este establecimiento también debe contar con un área bien definida para los productos que se hallen contaminados, defectuosos o hayan sido rechazados. Las materias primas que no se utilizan inmediatamente para producir deben ser almacenadas correctamente según las condiciones de temperatura, humedad, ventilación etc. las cuales son de verdadera importancia para que sean conservadas en el mejor estado posible.

Los establecimientos deben contar con un sistema de estanterías destinadas para almacenar las materias primas, las cuales nunca deben ser depositadas en el suelo ya que pueden ser alteradas fácilmente por factores externos como el polvo y la humedad. El sistema de estanterías también suele facilitar el acceso al producto, su clasificación y mantenimiento.

La luz natural no debe ingresar directamente hacia el producto ya que en algunos casos puede también modificarlos o deteriorarlos El ambiente dentro del almacén debe estar completamente higienizado y sin ningún tipo de plaga o acumulación de basura. Si bien estos conceptos son los más aconsejables está claro que existen ciertas reglamentaciones especiales reguladas por entes nacionales e internacionales para el correcto almacenaje de materias primas.

Lo que hacen los sistemas de almacenaje es regular el flujo de mercancías entre dos conceptos básicos: la disponibilidad y la demanda. Los sistemas de almacenaje son utilizados por fabricantes, importadores, exportadores, comerciantes y hasta transportistas; para que funcionen correctamente deben estar equipados con la última tecnología en maquinaria: grúas, elevadores, palets estandarizados, etc.

3. Sistemas de almacenaje para productos agrícolas

Uno de los productos que más cuidado requiere en su almacenaje son los productos agrícolas, estos se debe a que éstos se utilizan para la transformación de alimentos y bajo ninguna circunstancia pueden dañarse o ser afectados por plagas. El sistema de almacenaje que se utilice en esta área dependerá siempre del tipo de grano, el tiempo de conservación necesario, los elementos disponibles, la capacidad tecnológica y las condiciones climáticas de la región. Poniendo de ejemplo a Argentina, un país que se destaca por su producción agraria, decimos que los sistemas de almacenaje más recomendables son: silo subterráneo, granel a la intemperie, silo transitorio modular o silo alambre. El primero es un pozo recubierto en polietileno, allí es donde ubicaremos los granos, éstos se cubrirán con el polietileno y un poco de tierra; este sistema de almacenaje es empleado para granos nobles o rústicos.

Los silos transitorios modulares son básicamente paredes de contención fabricadas en chapa y sostenidas por vigas de madera, allí es donde se almacena el grano; por lo general se cubren por mantas plásticas y son excelentes para resistir los climas adversos. A estos silos también se los conoce con el nombre de silos australianos y llegaron a Latinoamérica en la década del ’70, son fáciles de transportar como también de armar. Los sistemas de almacenaje a través de silos de alambre están confeccionados por una malla metálica y se instala bajo galpón, su uso está destinado a los semilleros debido a su baja capacidad.

Por último contamos con el granel a la intemperie, aquí estamos haciendo referencia a pilas de granos que se sitúan en lugares altos para evitar la acumulación de agua. De todos los sistemas de almacenaje mencionados no podemos distinguir a uno como el más eficiente, pero debemos poner especial atención a la conservación de los granos, siempre debemos tenerlos secos, por debajo de la base de la humedad y con tratamientos sanitarios eficientes. En caso de que deseemos constatar la calidad de la materia prima, se recomienda realizar muestreos en cada uno de los sistemas de almacenaje utilizados.

4. Almacenaje industrial

Históricamente, el almacén ha sido un espacio de la fábrica donde reposan las mercancías y trabajan los empleados menos cualificados de la compañía. Sin embargo, el nuevo entorno competitivo del siglo XXI ha vuelto obsoleto este planteamiento, ya que:

• Los clientes cada vez exigen un mejor servicio por parte de los almacenes. Esta mayor exigencia se traduce, por ejemplo, en la necesidad de reducir plazos de respuesta y roturas de inventario o existencias. En teoría, esto debería ser muy fácil de conseguir, garantizando en todo momento suficiente nivel de inventario que dé respuesta puntual a los clientes.

• No obstante, se debe tratar de ofrecer el mejor servicio posible, tratando de aumentar, a su vez, la productividad del almacén. Y esto ya no es tan fácil. Para ello, habrá que dimensionar el inventario o existencias de tal forma que garantice la máxima rotación y productividad, por un lado, y un adecuado servicio a los puntos de entrega, por otro.

• Además, la globalización de la competencia, la necesidad de segmentación de los mercados y los cada vez más cambiantes hábitos de los consumidores, obligan a las empresas a comercializar un mayor número de marcas y modelos, lo que se traduce en una mayor cantidad de referencias a gestionar en el almacén.

• Volviendo con las exigencias de los clientes, éstos tienden a realizar pedidos cada vez más frecuentes y de menor tamaño, lógicamente, en aras de no hacerse cargo de los costos de posesión del inventario o existencias. Esto, además de suponer un mayor número de líneas de pedido a preparar en el almacén, dificulta sobremanera la optimización de la ocupación de los camiones, con lo que la gestión del almacén se vuelve más compleja.

En definitiva, esperamos haber dejado claro que el almacén ha dejado de ser un mero espacio físico donde las mercancías esperan su salida. En este sentido, estamos en disposición de asegurar que una mala gestión del almacén puede derrochar mucho dinero y hacer perder muchos clientes. Por el contrario, una buena gestión del almacén, facilita una reducción de los gastos y puede garantizar una buena calidad de servicio a los clientes.

Uno de los factores más importantes del almacenaje es la administración correcta sistematizada para lograr una pronta identificación y ubicación del producto, para ello se utilizan los métodos mas modernos para almacenaje industrial.

Los controles del movimiento de productos y el mismo almacenamiento deben ir a la altura de la tecnología para poder rendir al máximo nivel. Como mencionábamos anteriormente, el almacenaje industrial se compone de un conjunto de almacenes donde las empresas o industrias depositan sus materias primas o productos terminados, ahora bien, existen varios tipos diferentes de almacenes. Existen aquellos destinados al depósito de materias primas, estos están directamente relacionados con el área de producción de la empresa.

En segundo término tenemos a los almacenes para productos semielaborados, donde se destinan los materiales que han sido modificados de alguna manera durante el proceso de producción. Existen otros tipos de predios para el almacenaje industrial no tan relacionados con la producción, como los depósitos destinados para los productos terminados, de donde serán entregados al cliente o entraran en la cadena de distribución de la empresa. Por otro lado tenemos los almacenes para herramientas y distintos elementos relacionados a los instrumentos o maquinarias de producción, también conocidos como almacenes de mantenimiento. Por último intervienen los almacenes de aprovisionamiento general, donde se guardan los insumos, combustibles, lubricantes y distintos materiales que intervienen tanto en la producción como en el almacenaje industrial.

5. Principios de almacenaje

A la hora de gestionar un almacén, se debe tener presente una serie de principios básicos que garanticen un óptimo funcionamiento del mismo:

• Coordinación: el almacén no es un ente aislado del resto de la empresa. En este sentido, la función de almacenaje debe estar coordinada con las funciones de aprovisionamiento, producción y distribución, entre otras, adoptando los principios de la logística integral.

• Equilibrio: un almacén debe cuidar esencialmente dos aspectos primordiales, como son el nivel de servicio y el nivel de inventario. Muchas veces, por tratar de optimizar una de las variables se perjudica a la otra, por lo que se debe tratar de buscar un equilibrio.

• Minimizar:

— El espacio empleado: el espacio físico disponible para almacenar los productos debe ser aprovechado al máximo, de tal forma que la relación productos almacenados/espacio empleado sea máxima.

• Flexibilidad: en el momento de diseñar un almacén, recomendamos siempre tener en cuenta las posibles necesidades de evolución que vaya a tener en un futuro, para así poder adaptarlo a las nuevas situaciones que puedan surgir.